香港公司秘书服务
香港政府规定香港有限公司有一名香港法定秘书,法定秘书由香港本地自然人或法人担任。 提供法定秘书的同时,一般还提供注册地址和处理政府来往文件。
法定秘书相等于海外人士在香港的代言人,由香港居民或公司担任,方便政府联系和处理政府的往来文件。法定秘书对公司没有直接的控制权或拥有权,但如果公司发生问题,法定秘书是要担当一定责任的。
定秘书的服务功能有别于商务秘书,不是普通的公司员工。在注册有限公司时法律要求指定法定秘书。
秘书的任职资格:
司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。若为个人,该人经常居住于香港;若为法人团体,该法人团体在香港有注册地址或营业地点。
上市公司对秘书的要求较为严格。上市公司的秘书是个人而非法人团体,而且该人是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师,而且得到联合交易所认可其在学术及专业资格方面足以履行其职责。
根据法例,公司秘书一职可由董事兼任,即具有双重身分。当一份档应由董事和秘书联合签署时,具有董事和秘书双重身分的人士只能以秘书的身分签署。
公司秘书通常有以下几项责任:
(1) 参加股东大会和董事会,编写会议记录;
(2) 在董事会的指示下,发通知给有权出席股东大会和董事会的所有人员;
(3) 秘书有时应加签档和盖章;
(4) 处理股权转让事宜;
(5) 保存会议记录、股东名册、董事和秘书名册、抵押名册;
(6) 按规定向公司注册处提交有关文件,例如年度报表,更改董事或股东的通知等。
秘书的离职流程:
根据公司条例,除非公司章程细则另有规定,或者秘书与公司之间另有协议,否则秘书随时可提出辞职,但提前通知董事会。公司应该在秘书辞职后十四天内以指定格式的表格通知公司注册署。
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